Im November 2015 besuchte eine Arbeitsgruppe des Richterbundes das Landgericht Landshut, wo Bayern die elektronische Akte pilotiert.

Die Akte wird in einem Rechenzentrum im Landesamt für Steuern gespeichert, das „georedundant“ ausgelegt werden soll. An einem anderen Standort wird also in Echtzeit eine Kopie der Akte erstellt werden. Um nicht autorisierte Zugriffe auf die Akten zu unterbinden, hat man durch Dienstvereinbarung mit dem Personal- und dem Richterrat ein Gremium geschaffen, das Protokolldateien kontrolliert. Man erwägt weiter, einen Praxisbeirat zu installieren; in diesem werden Normalnutzer vertreten sein, damit nicht nur IT-Spezialisten bei der Entwicklung der E-Akte zu Worte kommen.

Man geht davon aus, dass der elektronische Rechtsverkehr bis 2018 sicherzustellen ist. Zu diesem Zeitpunkt wird die elektronische Akte noch nicht flächendeckend ausgerollt sein. Ersteres ist nämlich viel einfacher als das Zweite. Derzeit konzentriert man sich auf Zivilsachen und lässt insbesondere die Straf- und OWi-Sachen vollkommen außen vor.

In Landshut sind 2 Zivilkammern, darunter eine Kammer für Handelssachen, mit der elektronischen Akte ausgestattet. Derzeit ist eine parallel angelegte Papierakte führend; Anfang 2016 wird das Verhältnis der beiden Akten umgestellt. Gleichzeitig wird die E-Akte auf weitere Gerichte ausgedehnt, nämlich die Landgerichte Coburg und Regensburg sowie einige für diese Gerichte zuständige Senate des OLG München.

Es gibt bereits im Pilotbetrieb praktische Probleme mit der Netzkapazität, der geplante Ausbau bleibt hinter den Erwartungen zurück. Beim Server sind ebenfalls Probleme zu beobachten, es gibt z. B. für die 24/7-Betreuung kein Personal. Nach Updates hat es Totalausfälle gegeben.

In Landshut ist mit 17 Rechtsanwälten der elektronische Rechtsverkehr eröffnet. Das Interesse der Anwaltschaft ist aber insgesamt verhalten. Insgesamt gibt es seit März bis jetzt 1000 elektronisch geführte Akten, die teils erledigt, teils anhängig sind.

Neben den elektronischen Eingängen der erwähnten Rechtsanwälte sind derzeit noch wöchentlich 200 Eingänge auf Papier zu bewältigen, die in die elektronischen Akten eingefügt werden müssen. Die dafür erforderlichen Scanarbeiten erfolgen in der Wachtmeisterei, die weitere Nachbearbeitung – wie z. B. das Trennen der Dokumente und die Verteilung auf die verschiedenen Akten – werden von der Serviceinheit erledigt.

Die Nacherfassung von Bestandsakten ist zu aufwändig. Ab dem 01.12.2015 werden allerdings in allen anhängigen Altverfahren die Neueingänge elektronisch erfasst, und zwar auch bei denjenigen Kammern, die erst demnächst auf die elektronische Akte umstellen werden.

Beim Scannen könnte die Entwicklung weg von den Scannern in der Wachtmeisterei des Gerichts in Richtung von landesweit wenigen Scanstraßen gehen. Insgesamt wird jetzt vorübergehend erst einmal sogar mehr gedruckt als früher. Alles, was elektronisch eingeht, muss die Justiz ausdrucken, um die Schriftsätze den Prozessgegnern zukommen zu lassen, die noch nicht am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen.

Alle elektronischen Eingänge kommen - wie die Papierpost - in der Poststelle an. Dort werden sie auf die Serviceeinheiten verteilt. Papiereingänge werden nach Serviceeinheiten sortiert und, soweit sie gescannt werden müssen, an die „Scanstraße“ gegeben. Hier arbeiten zwei Wachtmeister. Ein Arbeitsplatz beinhaltet die Scannerbestückung, also das Entklammern und Entheften der Schriftsätze. Hinter jeden Schriftsatz kommt ein Trennblatt. Dieser Stapel wird dann durch den eigentlichen Dokumentenscanner gezogen Dieser sieht ähnlich einem Tischkopierer aus. Für kleinere Dokumente, z. B. Kassenbelege, steht ein Duplex-Flachbettscanner zur Verfügung.

Der zweite Arbeitsplatz umfasst jenen Flachbettscanner und Bildschirme. Hier werden grobe Scanfehler korrigiert. Für die beiden Kammern fallen täglich 1,5 Stunden Scanarbeit an.

Dieser Stapelscan geht dann an die zuständige Serviceeinheit (die Vorauswahl ist ja bereits in der Poststelle vorgenommen worden). Dort werden die einzelnen Schriftsätze auf die Akten verteilt und klassifiziert (z. B. Vollmacht, Zustellungsurkunde, Klageschrift). Der Verschlagwortungskatalog für die Klassifizierung ist frei pflegbar. Er dient dazu, dass der Richter später einzelne Dokumentenarten ausblenden kann.

Die Akten werden normalerweise einmal täglich an den Richter weitergegeben. Dieser Prozess kann aber auch manuell angestoßen werden. Eilsachen werden sofort übertragen. So hat jeder am Ende des Arbeitstages das Gefühl,  seinen  Aktenbock geleert zu haben.

Im Büro jedes Richters finden sich 2 Bildschirme, eine Tastatur, eine Signierstation und ein Laptop (genauer: ein sog. „Convertible“ mit Touchscreen, das auch als Tablet genutzt werden kann). Dieses Laptop ist der einzige Rechner im Büro und wird mit Hilfe einer Docking-Station mit der übrigen Peripherie im Büro verbunden. Es kann mit nach Hause genommen werden. Vom häuslichen Arbeitsplatz hat der Richter über (sein eigenes) WLAN einen besonders gesicherten Zugang zu einem zentralen Server,  auf dem die elektronische Akte physikalisch gespeichert ist. Er arbeitet also im Gericht und zu Hause an derselben Kopie der Akte. Zur Sicherheit werden alle vorgelegten Akten zusätzlich auf dem Laptop gespeichert,  so  dass auch offline gearbeitet werden kann, wenn z. B. keine leistungsfähige Internetverbindung vorhanden sein sollte.  Auf dem Laptop kann mit einem speziellen Stift auch geschrieben werden.

Im Sitzungssaal gibt es für den Protokollführer und jeden Richter einen Touchscreen und für die übrigen Prozessbeteiligten einen großen Bildschirm hinter der Richterbank. Weiter finden sich im Saal ein Dokumentenscanner und eine Signierstation. Mit letzterer können Dokumente elektronisch signiert werden, da es bei rein elektronischer Aktenführung ja kein Papierexemplar mehr gibt, das mit einem Stift unterschrieben werden könnte.

Neben der Hauptakte kann man 2 Typen von Handakten anlegen, eine persönliche und eine Kammer-Handakte. Man kann auch wählen, ob Annotationen, die man an der Akte – wer möchte, mit einem Stift handschriftlich auf dem berührungsempfindlichen Bildschirm des Laptops – anbringen kann, für alle (auch Externe), die Kammer oder nur den Richter persönlich sichtbar sind.

Angesprochen auf ihre Erfahrungen meinten die Richter, die Aktenbearbeitung werde mit der E-Akte nicht viel schneller. Der eigentliche Vorteil liege in den besseren Möglichkeiten der Durchdringung des Akteninhalts . Alleine schon die Möglichkeit, unwichtige Dokumente ausblenden zu können, bringe Vorteile. Das Zusatzprogramm „Normfallmanager“, das die Aktendurchdringung erleichtern solle, schätze man allerdings nicht besonders. Die Wirtschaftsstrafabteilung der StA München sei da jedoch anderer Meinung; dort setze man dieses Programm für die elektronische Zweitakte ein. Hier wird jeder seine eigenen Erfahrungen machen müssen. Die Frage der Arbeitsgruppe des DRB, ob man den Akteninhalt auf Papier oder am Bildschirm leichter lesen kann, wurde von den anwesenden Richtern unterschiedlich beantwortet.

Diese Einschätzungen widersprechen vielen Erwartungen. Die Domäne der E-Akte liegt nach den in Landshut gesammelten Erfahrungen nicht etwa bei Klein-, sondern in Umfangsverfahren. Auch wurde ganz deutlich, dass zumindest im richterlichen Bereich keinesfalls mit einer Personaleinsparung gerechnet werden kann. Die Erfahrungen in den übrigen Bereichen hat die Arbeitsgruppe des DRB nicht erfragt.